Conheça a controladoria jurídica e descubra por que ela é essencial para tornar a atuação de seu escritório cada dia mais estratégica.
O setor de controladoria jurídica está ganhando cada vez mais importância e espaço nos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. Esta é uma área fundamental para o bom funcionamento do setor jurídico, e atua no controle de atividades relacionadas à condução de processos judiciais e tarefas administrativas.
Ainda há diversos desafios no setor. Contudo, as novas tecnologias de gestão estão transformando a área. Por isso, é fundamental entender esse conceito, quais os processos envolvidos e por que esse setor é tão importante para o crescimento sustentável de um negócio.
Neste artigo, você poderá tirar todas as suas dúvidas sobre o conceito, seus benefícios, o papel do controller jurídico e como essa área pode impactar positivamente no desenvolvimento de seu negócio. Confira!
O que é controladoria jurídica?
O setor de controladoria jurídica é responsável por gerenciar diversas atividades relacionadas à condução de processos judiciais e administrativos. Sua atuação pode ocorrer desde o cadastro e fechamento de processos até a contratação de correspondentes jurídicos.
A intenção da área é liberar o advogado para que ele possa se dedicar inteiramente às questões técnicas de seu trabalho. Com isso, há ganhos em produtividade e qualidade, aumentando a proteção dos interesses do negócio.
As atividades da controladoria jurídica são importantes para desenvolver fluxos e rotinas operacionais para facilitar as atividades dos advogados. Dessa forma, os operadores do Direito podem focar na atuação técnica, o core business do escritório.
Conheça o controller jurídico
Devido à natureza das atividades, a área deve ser gerida por um profissional capacitado, de preferência com formação em Direito, e que possua autonomia para aplicar os processos adequados, de acordo com as necessidades.
Esse profissional é o controller jurídico, responsável por executar as tarefas relacionadas à gestão dos processos e tarefas. As principais habilidades técnicas que o controller jurídico precisa ter são:
- Formação em Direito;
- Visão analítica e estratégica;
- Organização;
- Capacidade de planejamento;
- Proatividade;
- Resolução de conflitos;
- Boa comunicação;
- Bom relacionamento interpessoal;
- Capacidade de liderança e trabalho em equipe;
- Domínio de ferramentas de gestão e tecnologia;
- Conhecimento sobre as rotinas e processos jurídicos.
As habilidades comportamentais desse profissional são um grande diferencial. Isso porque ele precisará liderar equipes que devem trabalhar em sintonia para alcançar o sucesso da operação.
Tarefas e responsabilidades da área
As principais funções da controladoria jurídica estão relacionadas ao gerenciamento das atividades relativas aos processos. Confira algumas:
- Contratação de advogados correspondentes;
- Levantamento de alvarás;
- Realização de protocolos físicos e digitais;
- Agendamento de despachos ou sustentações orais;
- Organização de documentos;
- Emissão de relatórios gerenciais para clientes internos e externos;
- Alimentação do software do escritório ou do cliente, com a criação de cadastros;
- Acompanhamento de andamentos processuais com o intuito de antecipar informações para equipe e clientes;
- Registro e retornos a respeito de visitas a repartições públicas e fóruns;
- Registro e retornos sobre decisões judiciais;
- Realização de dupla checagem dos lançamentos realizados, publicações colhidas, e prazos cumpridos ou adiados;
- Report aos gestores e clientes a respeito da situação de cada processo e do desempenho dos profissionais do escritório ou departamento;
- Controle e organização de processos e prazos. Isso inclui o recebimento de publicações, além da indicação e do lançamento de prazos;
- Análise de indicadores de desempenho (KPIs);
- Sugestão de estratégias e metas para aumentar a produtividade e a excelência das entregas.
Benefícios da controladoria jurídica
A eficiência jurídica é fundamental para aumentar a qualidade das entregas e fidelizar clientes. Por isso, contar com um setor para cuidar das questões administrativas e poder focar no core business é altamente estratégico para escritórios de advocacia.
Além disso, o setor jurídico é fundamental para a longevidade de uma empresa. Isso porque existem inúmeros contratos a ser geridos, e qualquer erro pode resultar em demandas judiciais e prejuízos.
Assim, é fundamental que empresas e escritórios estejam em dia com a conformidade com as legislações. Implementar um setor de controladoria jurídica também traz outras vantagens competitivas, por exemplo:
Aumento dos lucros
Gerenciar as atividades jurídicas de maneira eficiente é fundamental para que o escritório ou departamento jurídico possa reduzir diversos custos operacionais. Essa ação é estratégica para evitar multas e perdas processuais, além de aumentar a rentabilidade de contratos e otimizar a precificação e as entregas de serviços.
Mais produtividade
Enquanto a controladoria jurídica cuida de demandas burocráticas e administrativas, os advogados ganham tempo para se concentrar em questões técnicas e jurídicas. Com isso, é possível otimizar o tempo, a qualidade do trabalho e a gestão de recursos financeiros e pessoais.
Os operadores do Direito conseguem se dedicar a atividades mais estratégicas e criativas, e podem focar no crescimento do negócio, aumentando seu diferencial competitivo.
Tomada de decisão estratégica
Com o apoio das tecnologias, é possível aplicar a controladoria para colher e armazenar importantes dados a respeito do desempenho do escritório ou empresa. Isso permite que o gestor tenha uma ampla visão do negócio para tomar decisões mais acertadas e alinhadas com os propósitos do negócio.
Aumento na satisfação dos clientes
Ao contar com o suporte da controladoria para gerir as tarefas administrativas e burocráticas, o escritório ou departamento jurídico pode concentrar suas forças em oferecer um atendimento mais personalizado, transparente, ágil e de qualidade aos seus clientes.
A consequência é o aumento da confiança em seu trabalho e a fidelização dos clientes. Além disso, é possível implementar ferramentas de mensuração da satisfação dos clientes. Um exemplo de ferramenta são as pesquisas de NPS.
Operação otimizada
Uma das principais funções da controladoria jurídica é padronizar e organizar os processos internos do escritório ou departamento jurídico. Por meio dessa ação, é possível reduzir erros, atrasos, retrabalhos e desperdícios, além de aumentar a segurança e a qualidade das entregas.
Para a organização de tarefas, acompanhamento de processos e automação de tarefas repetitivas e burocráticas, é muito importante contar com o auxílio de soluções tecnológicas adequadas à sua necessidade.
Gestão de riscos
A controladoria jurídica centraliza o acompanhamento das atividades. Com isso, o gestor consegue monitorar e ter mais controle a respeito dos riscos envolvidos nas atividades jurídicas.
Quando há processos padronizados, o controller jurídico consegue gerir facilmente situações como:
- Cumprimento de prazos;
- Conformidade com as legislações e normas;
- Segurança de dados;
- Prevenção de fraudes.
Presente em todas as fases da atuação judicial e consultiva
A controladoria pode otimizar todas as fases da atuação do escritório ou departamento jurídico. Na fase pré-processual, por exemplo, a controladoria atua:
- Na criação de cadastros no software;
- Na distribuição de publicações;
- No controle e cobrança dos prazos;
- No acompanhamento dos andamentos para antecipar informações, etc.
Realização de tarefas essenciais
Por meio da controladoria jurídica, é possível otimizar e automatizar tarefas burocráticas e repetitivas, mas essenciais para o bom andamento dos processos. Exemplos disso são:
- Acompanhamento dos processos;
- Emissão de guias de pagamento;
- Controle dos prazos processuais;
- Registro e armazenamento de documentos e dados;
- Agendamento de tarefas;
- Contratação de advogados correspondentes;
- Realização de protocolos eletrônicos e físicos;
- Padronização de procedimentos, etc.
Aumento da competitividade
Todas essas vantagens fazem com que os processos dos escritórios e departamentos jurídicos se tornem mais ágeis, sem a necessidade de realizar investimentos enormes em capital humano. Dessa forma, o gestor pode realizar contratações estratégicas e aumentar a competitividade de sua atuação no mercado.
Como estruturar uma área de controladoria jurídica na empresa?
A implementação de uma área de controladoria jurídica na empresa ou escritório exige planejamento e estrutura. Isso porque muitas áreas deverão ser integradas e geridas. A tecnologia é uma ótima maneira de organizar o negócio sem a necessidade de altos investimentos.
Outras etapas que fazem parte da implementação são:
- Definição de metas e objetivos para a controladoria jurídica;
- Mapeamento de atividades e processos do escritório ou departamento jurídico;
- Identificação de oportunidades de melhoria e pontos críticos na atuação;
- Escolha de indicadores de desempenho (KPIs) para acompanhamento;
- Contratação de profissionais para compor equipe de controladoria jurídica;
- Treinamento dos novos colaboradores para atuar nas funções do setor;
- Contratação de um software jurídico para facilitar a gestão das informações;
- Monitoramento de resultados;
- Implementação de ajustes, de acordo com as necessidades.
Conclusão
O setor de controladoria pode fazer toda a diferença na gestão das tarefas de um departamento jurídico ou escritório. Adotar essa estratégia na empresa pode trazer vários benefícios, como aumento da produtividade e lucro, tomada de decisão estratégica, etc.
Além disso, se seu objetivo é investir no crescimento de seu escritório, contar com essa área é estratégico para que você possa focar na captação de clientes e aumento na qualidade dos atendimentos.
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